ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЕРЕВОЗОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ С 1 СЕНТЯБРЯ 2026. ПОЛНЫЙ РАЗБОР ДЛЯ БУХГАЛТЕРА И НЕ ТОЛЬКО.

🐕 Кардан: Степаныч, я слышал, теперь все накладные будут только в телефоне. И что бухгалтер теперь должен в них разбираться, а не только мы, водилы. Скажи, Ольга уже в курсе, или она опять узнает в последний день?

🐈 Болт: А я слышал, что за бумажные накладные теперь налоговая может не признать расходы. И что Ольге нужно будет подписывать какие-то электронные документы. Михаил, давай уже, рассказывай, а то я от этих новостей скоро сам в бухгалтеры пойду.

Михаил: Сегодня у нас разбор для самого важного человека в автопарке — для бухгалтера. Пока мы с вами обсуждали гидравлику и перегруз, Ольга сидела и гадала: «Как мне теперь учитывать расходы на перевозку, если накладные будут электронными?». Сегодня мы с Цифровым-Братом и Алисой разложим по полочкам всё, что нужно знать бухгалтеру про ЭПД. Поехали! 🚛💨

📊 ГЛАВА 1. ЧТО МЕНЯЕТСЯ С 1 СЕНТЯБРЯ 2026: ОБЯЗАТЕЛЬНОСТЬ ЭПД

Начнём с главного. С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025, который делает электронные перевозочные документы обязательными для всех участников грузоперевозок вне зависимости от сферы деятельности.

Какие документы переходят в электронный вид:

Важно! Это касается всех участников коммерческих перевозок — грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Бумажные транспортные накладные, путевые листы и экспедиторские расписки становятся незаконными для большинства участников рынка.

Цифровой-Брат: Обратите внимание: перечень документов расширен. Если раньше в тестовом режиме работали только с ЭТрН, то теперь под обязаловку попадают и заказ-заявки, и все экспедиторские документы. То есть вся цепочка документов — от заявки до закрывающих документов — становится цифровой.

Кардан: А я думал, что только мы, водилы, должны планшетами пользоваться. Оказывается, и Ольга тоже.

Михаил: Именно так, Кардан. Бухгалтер — полноценный участник процесса. И от его действий зависит, признает ли налоговая ваши расходы.

📋 ГЛАВА 2. СТРУКТУРА ЭТРН: ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ ЭЛЕКТРОННАЯ НАКЛАДНАЯ

Электронная транспортная накладная — это не просто «файлик». Это строгий набор взаимосвязанных XML-файлов, заверяемых электронными подписями.

ЭТрН включает 8 титулов (разделов) . Первые четыре — обязательные, остальные заполняются по ситуации:

Важно для бухгалтера: если хотя бы один титул не подписан, документ считается незакрытым. А незакрытый документ — это риск для налоговой.

Ольга: (поправляет очки) Значит, я должна следить, чтобы все титулы были подписаны. Если грузополучатель «забудет» подписать свой титул, я не смогу подтвердить расходы.

Алиса: 🤖 Юридический момент. С 1 сентября 2026 года отсутствие ЭТрН приравнивается к перевозке груза без сопроводительных документов. Это автоматически ставит под сомнение все расходы по этой перевозке.

⚠️ ГЛАВА 3. РИСКИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА И КОМПАНИИ

А вот теперь — самое важное для Ольги и для компании в целом. Что будет, если не перейти на ЭПД или оформить их неправильно.

1️⃣ Налоговые риски (самое больное)

Это главная угроза. Если ЭТрН оформлена с ошибками или отсутствует, налоговая может:

• Не признать расходы на перевозку при расчёте налога на прибыль.

• Отказать в вычете НДС.

• Доначислить налог на прибыль с пенями и штрафами.

Как это работает: По п. 1 ст. 252 НК РФ, расходы признаются только на основании документов, оформленных в соответствии с законодательством. С 1 сентября законным форматом становится ЭТрН. Бумажка — незаконный формат. Поэтому ФНС может просто не принять ваши расходы.

Кардан: Значит, если Ольга ошибётся в накладной, мы останемся без вычета по НДС?

Михаил: Именно так, Кардан. Поэтому Ольга должна быть внимательна вдвойне.

2️⃣ Ответственность перед ФНС

При проведении проверки ФНС может запросить подтверждающие сделку документы. Бумажные ЭПД могут быть приравнены к отсутствию надлежащим образом оформленных документов. Последствия:

• Штраф за каждый документ — 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).

• Административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 15.6 КоАП РФ).

• При значительных суммах есть риск, что расценят как грубое нарушение правил учёта доходов и расходов — штраф 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

3️⃣ Риски для контрагентов

Если ваш грузополучатель не подпишет свой титул в ЭТрН, пострадаете не только вы. У него тоже возникнут проблемы:

• Он не сможет подтвердить свои расходы.

• У него возникнет необоснованное обогащение.

• Налоговая может доначислить ему налоги.

Сергеич:Я тебе так скажу, Михаил. Один раз я работал с заказчиком, который не перешёл на ЭДО. Через месяц он потерял всех крупных клиентов. Потому что они просто не могли с ним работать по закону.

🛠️ ГЛАВА 4. «НЕШТРАФУЕМЫЙ ПЕРИОД»: ЧТО ЭТО НА САМОМ ДЕЛЕ

С 1 сентября 2026 года до 1 марта 2027 года введён переходный («нештрафуемый») период.

Что это значит:

• Сотрудники ГИБДД и Ространснадзора не будут штрафовать перевозчиков за отсутствие электронных документов при остановке ТС.

• При проверке на дороге инспектор ограничится устным замечанием.

НО! Это не отмена, а передышка.

Важнейший нюанс: нештрафуемый период касается только ГИБДД и Ространснадзора. Он не распространяется на налоговую инспекцию. ФНС будет оценивать документы по закону с 1 сентября. Если у вас бумажка вместо ЭТрН, налоговая может:

• Снять расходы.

• Отказать в вычете НДС.

• Доначислить налоги.

Болт: Значит, на дороге нас не тронут, а в бухгалтерии — разденут?

Михаил: Именно так, Болт. Поэтому «нештрафуемый период» — это не повод расслабляться, а повод подготовиться без паники.

📋 ГЛАВА 5. КОГДА БУМАГА ВСЁ-ТАКИ РАЗРЕШЕНА (ИСКЛЮЧЕНИЯ)

Да, есть исключения. Но их немного.

Для транспортной накладной (Приказ Минтранса № 262)

Бумажная ТрН разрешена в следующих случаях:

1. Государственные и военные нужды — перевозки для нужд органов госвласти, обороны, безопасности.

2. Режимы повышенной готовности, ЧС, военного положения.

3. Форс-мажор — отсутствие технической возможности у клиента или экспедитора.

4. Услуги физическим лицам для личных, семейных и домашних нужд.

5. Иностранные клиенты — если грузоотправитель или грузополучатель — иностранное лицо.

6. Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из ЕАЭС.

Для экспедиторских документов (Приказ Минтранса № 115)

Аналогичный список из шести случаев.

Важно! Мы, перевозчики сыпучих грузов для дорожного строительства, под эти исключения не попадаем. Бумага остаётся не как «запасной удобный вариант», а как исключение для форс-мажорных ситуаций.

🖊️ ГЛАВА 6. ВИДЫ ПОДПИСЕЙ В ЭПД

Для подписания электронных документов используются разные виды подписей:

Важно! Если документ подписывается ЭП физического лица (сотрудника), необходимо выдать сотруднику-подписанту машиночитаемую доверенность (МЧД) на право подписи электронных перевозочных документов.

Ольга: Я уже получила КЭП и оформила МЧД на себя. Теперь могу подписывать документы от имени компании.

💡 ГЛАВА 7. КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ БУХГАЛТЕРУ: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Михаил: Друзья, до 1 сентября осталось меньше месяца. Вот что нужно сделать бухгалтеру.

☐ 1. Получить КЭП

• □ 

  Оформить квалифицированную электронную подпись на руководителя и бухгалтера.

• □ 

  Если подписывать будет сотрудник — оформить МЧД.

☐ 2. Выбрать оператора ЭДО

• □ 

  Заключить договор с аккредитованным оператором (Контур, СБИС, Калуга Астрал и др.).

• □ 

  Список операторов на сайте Минтранса.

☐ 3. Настроить интеграцию с учётной системой

• □ 

  Если используете 1С — подключить модуль для работы с ЭПД.

• □ 

  Если нет — работать через веб-интерфейс оператора.

☐ 4. Проверить контрагентов

• □ 

  Убедиться, что ваши грузоотправители и грузополучатели тоже переходят на ЭДО.

• □ 

  Если они не готовы — объяснить им риски.

☐ 5. Начать тестирование

• □ 

  Провести пилотные рейсы с ЭПД до 1 сентября.

• □ 

  Проверить, как работает интеграция с 1С.

• □ 

  Отработать ошибки до наступления обязательности.

☐ 6. Обучить персонал

• □ 

  Провести инструктаж с водителями и диспетчерами.

• □ 

  Объяснить бухгалтеру, как работать с ЭТрН в системе.

📋 ГЛАВА 8. ШПАРГАЛКА ДЛЯ БУХГАЛТЕРА: ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ

❓ Если мы перевозим груз своим транспортом, нужна ли ЭТрН?

Нет. Если компания перевозит груз собственным транспортом и не оформляет договор перевозки, то оформление ЭТрН не требуется. Обязательным документом в этом случае будет путевой лист.

❓ Что делать, если грузополучатель не подписал свой титул?

Направьте ему напоминание. Если он не подписывает — вы не можете закрыть рейс. А значит, не можете подтвердить расходы.

❓ Можно ли исправить ошибку в ЭТрН?

Да, но только до того, как документ подписан всеми сторонами. Если документ уже закрыт — исправления невозможны. Придётся создавать новый.

❓ Нужно ли хранить бумажные копии ЭТрН?

Нет. Электронные документы хранятся в ГИС ЭПД и у оператора. Бумажные копии не обязательны.

❓ Что делать, если у контрагента нет КЭП?

Он не сможет подписать документ. Без подписи документ недействителен. Убедитесь, что все контрагенты получили КЭП до 1 сентября.

❓ Какие штрафы грозят за отсутствие ЭПД?

Прямого административного штрафа за бумажную накладную пока нет. Но налоговая может снять расходы и отказать в вычете НДС. А это гораздо дороже любого административного штрафа.

🐕 ЭПИЛОГ: НЕ ПАНИКОВАТЬ, А ГОТОВИТЬСЯ

Кардан: Всё, я запомнил. Бухгалтер теперь тоже в цифре. КЭП, МЧД, оператор ЭДО, интеграция с 1С. Если что-то пропустишь — налоговая не примет расходы. Лучше сделать всё сейчас, чем потом платить. А я, как всегда, на посту.

Болт: А я, пожалуй, останусь на капоте. Пока вы будете разбираться с электронными документами, я буду греть мотор. И запомните: ЭПД — это не страшно, если к нему готовиться заранее.

Михаил: Друзья, переход на ЭПД — это не просто «замена бумажки». Это перестройка всей логистики и бухгалтерии. Но если подойти к этому с умом и заранее подготовиться, можно не только избежать штрафов, но и сделать бизнес более прозрачным и эффективным. Мы с Цифровым-Братом будем следить за развитием событий и держать вас в курсе.

Пахнет мазутом, рейсами и… правильно оформленными электронными документами. 🚛📋

🔗 ПОЛЕЗНЫЕ ССЫЛКИ

• Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 — основа перехода на ЭПД

• Постановление Правительства № 931 — правила обмена ЭПД

• Приказ ФНС № ЕД-7-26/1065@ — формат ЭТрН

• Приказ Минтранса № 262 — случаи для бумажных ТрН

• Приказ Минтранса № 115 — случаи для бумажных экспедиторских документов

• Сайт Минтранса — реестр операторов ИС ЭПД

• Наша группа ВКонтакте: https://vk.com/club236461633

• Программы для учёта и аналитики: https://miromtech.ru/news/65-dve-programmy-dva-podhoda-uchyot-i-analitika-kakuyu-vybrat-i-ne-pozhalet.html

• MiRomTech Drive — приложение для водителей в RuStore: https://www.rustore.ru/catalog/app/ru.miromtech.drive

• MiRomTech Cargo Control — приложение для контроля перегруза в RuStore: https://www.rustore.ru/catalog/app/ru.miromtech.cargocontrol